(Versión: Septiembre de 2020)
GRUPO SABERES S.A.S., identificada con el NIT 900.105.250 – 1 (“GRUPO SABERES”), se encuentra comprometida con la privacidad y la protección de los datos de las personas que hacen parte de sus grupos de interés; entre otros, clientes, colaboradores, trabajadores y/o proveedores, (“Grupos de Interés”), y, en general, con los datos de todas las personas respecto de las cuales recolecta y trata Datos Personales.
La presente Política de Privacidad (“Política”) tiene por objeto describir las prácticas y los estándares de protección que GRUPO SABERES sigue durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas, que se encuentran bajo su responsabilidad y/o administración. Al proporcionarnos información personal, el Titular declara que ha leído y comprendido integralmente esta Política.
La presente Política deberá atenderse durante el Tratamiento de todos los Datos Personales que GRUPO SABERES recolecte, almacene, use, circule o suprima, por todos los Trabajadores, colaboradores o Encargados que realicen el Tratamiento de los Datos Personales en nombre de GRUPO SABERES.
Para la aplicación de esta Política, y de conformidad con lo establecido en el Régimen General de Protección de Datos Personales (“RGPD”), los siguientes términos tendrán la definición que sigue en la parte derecha del cuadro:
Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular al Responsable o al Encargado, con el propósito de permitirle el Tratamiento de sus Datos Personales.
Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular al Responsable o al Encargado, con el propósito de permitirle el Tratamiento de sus Datos Personales.
Es la comunicación verbal o escrita, que el Responsable pone a disposición de los Titulares, mediante el cual les informa sobre la existencia de la Política de Privacidad que le será aplicable, la forma de acceder a esta y las finalidades a las que estarán sujetos sus Datos Personales.
Es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento, que se encuentran en medio físico o digital bajo la responsabilidad de GRUPO SABERES.
Es la solicitud que realiza un Titular, su causahabiente o su representante ante el Responsable o Encargado, en relación con sus Datos Personales que se encuentren en alguna de las Bases de Datos.
Es o son las instituciones educativas que como clientes de GRUPO SABERES adquieren el uso de Sistema Saberes, por medio de una licencia. Los Clientes o Licenciatarios tendrán la calidad de responsables del tratamiento de toda la información que suministren a Sistema Saberes directamente o por medio de los Usuarios vinculados a esta.
Es cualquier información vinculada o que pueda vincularse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
Es el dato que no tiene la calidad de semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los Datos Personales relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
Son los Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. Entre otros, son considerados Datos Sensibles, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otra, realiza el Tratamiento sobre los Datos Personales por cuenta del Responsable.
Es la presente política de tratamiento de la información de GRUPO SABERES.
Es la solicitud presentada por el Titular, su causahabiente o representante, en los casos en que considere que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales.
Se refiere a la normativa general que regula la protección de Datos Personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y las demás que la complementen o modifiquen.
Es quien decide sobre las Bases de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales de sus grupos de interes.
Es el software en línea de titularidad de GRUPO SABERES, que este licencia a los Clientes o Licenciatarios, con el propósito de facilitarles el desarrollo de sus actividades administrativas y académicas.
Es la persona natural cuyos Datos Personales son tratados por el Responsable.
Son todas las personas naturales que se encuentren vinculadas a GRUPO SABERES, y que ejecutan actividades tendientes a desarrollar su objeto, con independencia del tipo de vinculación o contrato suscrito.
Es la entrega de Datos Personales o Bases de Datos que realiza un Responsable y/o Encargado ubicado en Colombia, a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y que se encuentra ubicado dentro o fuera del país.
Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia con el propósito de que un Encargado los trate por cuenta del Responsable.
Es cualquier operación o conjunto de operaciones que se realice sobre los Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Son las personas que tendrán acceso a Sistema Saberes autorizadas por los Clientes o Licenciatarios, de conformidad con los roles, permisos y accesos determinados por estas.
GRUPO SABERES aplicará los siguientes principios durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas:
4.1. Principio de acceso y circulación restringida: el acceso a los Datos Personales debe ser adecuado, relevante y limitado al personal autorizado. Las Bases de Datos y los Datos Personales, salvo los Datos Públicos, no podrán estar disponibles en Internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos de que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo al Responsables, los Titulares o terceros autorizados.
4.2. Principio de confidencialidad: la confidencialidad e integridad de los Datos Personales se garantizará por medio de controles técnicos, jurídicos y administrativos.
4.3. Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa Autorización, o en ausencia de un mandato legal o judicial que releve esta Autorización.
4.4. Principio de finalidad: la Autorización para la recolección y tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades legitimas y autorizadas de manera expresa, previa e informada de conformidad con la Constitución, la Ley y el Régimen General de Protección de Datos Personales.
4.5. Principio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales deberá cumplir con las disposiciones aplicables al Régimen General de Protección de Datos Personales.
4.6. Principio de seguridad: se implementarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las Bases de Datos y a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
4.7. Principio de veracidad o calidad de Información: los Datos Personales sujetos a Tratamiento deberán ser veraces, completos, exactos, actuales y comprensibles. No se tratarán datos parciales, incompletos, fraccionados o que introduzcan a error.
4.8. Principio de transparencia: se garantizará el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los Datos Personales de su titularidad.
4.9. Principio de minimización: se garantizará que solo sean tratados los Datos Personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a los necesarios para cada uno de los fines especificados en el tratamiento.
GRUPO SABERES tratará los Datos Personales de las personas que hagan parte de sus Grupos de Interés, directamente o a través de sus Encargados, y en ese sentido, tendrá todas las obligaciones y derechos que se establezcan bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales.
5.1. Datos Personales que recolecta GRUPO SABERES
Los Datos Personales que recopile GRUPO SABERES dependen del contexto de sus interacciones con los Grupos de Interés, de las solicitudes que a futuro realicen los Titulares de los datos respecto del Tratamiento de su información, de los servicios o productos que el Titular utilice por parte de GRUPO SABERES, de su ubicación y la legislación aplicable. Entre los Datos Personales que GRUPO SABERES podría recolectar se encuentran:
a)Nombre, identificación y datos de contacto
b)Cargo, profesión u ocupación
c)Información crediticia o financiera
d)Datos demográficos y/o geolocalización y/o sociales
e)Intereses o preferencias
f)Datos de voz, imágenes y/o videos
g)Datos asociados al estado de la salud, condición física y otros relacionados
h)Datos de identificación electrónica o credenciales web e información del navegador, incluida información técnica sobre los medios de conexión o número de proveedor de servicios de Internet.
Los Datos personales señalados en los puntos d) al h) se consideran Datos Sensibles por lo que su Tratamiento seguirá lo indicado para este tipo de información de acuerdo con esta Política.
5.2. Recolección de los Datos Personales
GRUPO SABERES solamente tratará los Datos Personales que hayan sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequivoca de parte del Titular. La copia de la mencionada Autorización será conservada por GRUPO SABERES.
En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, GRUPO SABERES le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su Autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que exista el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos.
GRUPO SABERES se reserva el derecho a recolectar Datos Personales, incluso los Datos Sensibles como imágenes y datos biométricos, por razones de seguridad y con la finalidad exclusiva de cumplir con protocolos de vigilancia. En este caso, la Autorización estará dada por la conducta inequívoca del Titular consistente en ingresar a las instalaciones, en concordancia con lo señalado en los Avisos de Privacidad correspondientes.
GRUPO SABERES no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; iii) casos de urgencia médica o sanitaria; e iv) información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
En los eventos señalados, y en cumplimiento de sus obligaciones legales, GRUPO SABERES podrá recolectar los Datos Personales, incluso los Datos Sensibles, y transmitirlos, transferirlos o entregarlos a las entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las entidades que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular. En estos escenarios, GRUPO SABERES se abstendrá de utilizar los Datos Personales para finalidades propias o finalidades diferentes a las permitidas por sus obligaciones legales.
5.3. Acceso a los Datos Personales
El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de GRUPO SABERES solamente estará disponible para los Trabajadores de GRUPO SABERES que requieran acceder y tratar esta información para el desarrollo de sus funciones. GRUPO SABERES no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación.
Sin embargo, en los casos en que lo requiera par alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a proveedores, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país e incluso en jurisdicciones con diferentes normas y niveles de protección de datos como EE.UU, con quienes regulara su relación por medio de acuerdos de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la Base de Datos y de los Datos Personales se realice en cumplimiento de esta Política.
Dentro de los proveedores encargados de la información con los que usualmente se comparten los Datos Personales, se encuentran aquellos que proveen servicios de hospedaje y moderación de sitios web, incluidos almacenamiento en la nube, alojamiento de aplicaciones móviles, procesamiento de datos, provisión de infraestructura digital y servicios de TI.
Para todos los efectos, GRUPO SABERES solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por el Régimen General de Protección de Datos Personales. GRUPO SABERES se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información.
Sin perjuicio de lo anterior, GRUPO SABERES podrá compartir con sus aliados comerciales, afiliados de confianza o anunciantes, información agregada genérica no vinculada a ninguna persona identificada o identificable.
5.4. Finalidades del Tratamiento de los Datos Personales
Sin perjuicio de las finalidades que de manera específica autoricen los Titulares por medio de la Autorización o conducta inequivoca, GRUPO SABERES tratará los Datos Personales de acuerdo con las siguientes finalidades:
a) Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con los accionistas, incluidas todas aquellas relacionadas con el gobierno corporativo.
b) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que GRUPO SABERES cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.
c) Mantener a los accionistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de GRUPO SABERES y con el desarrollo de su objeto social.
d) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
e) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.
a) Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con los accionistas, incluidas todas aquellas relacionadas con el gobierno corporativo.
b) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que GRUPO SABERES cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole con sus accionistas.
c) Mantener a los accionistas informados sobre temas de actualidad relacionados con las actividades de GRUPO SABERES y con el desarrollo de su objeto social.
d) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
e) Presentar información a autoridades de control y vigilancia y soportar procesos de auditoría interna o externa.
a) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad, incluidas pruebas poligráficas, y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Trabajadores de GRUPO SABERES y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
c) Verificar el cumplimiento de las políticas internas de GRUPO SABERES y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.
d) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de GRUPO SABERES, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por GRUPO SABERES.
e) Realizar programas de bienestar corporativo de los Trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud.
f) Presentar información para el trámite ante entidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras. Asimismo, frente a entidades financiera para el análisis de beneficios, tales como libranzas.
g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO SABERES.
h) Verificar su información en centrales de riesgo, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación laboral.
i) Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
j) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.
k) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
a) Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral, realizar estudios de seguridad, incluidas pruebas poligráficas, y mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales.
b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Trabajadores de GRUPO SABERES y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral.
c) Verificar el cumplimiento de las políticas internas de GRUPO SABERES y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros.
d) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de GRUPO SABERES, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos proporcionados por GRUPO SABERES.
e) Realizar programas de bienestar corporativo de los Trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud.
f) Presentar información para el trámite ante entidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras. Asimismo, frente a entidades financiera para el análisis de beneficios, tales como libranzas.
g) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, campañas y/o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por GRUPO SABERES.
h) Verificar su información en centrales de riesgo, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación laboral.
i) Presentar información a autoridades de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
j) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral.
k) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
a) Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que GRUPO SABERES requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.
b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores.
c) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial.
d) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
e) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter adelantados por GRUPO SABERES.
f) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
g) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
a) Contactar y contratar a proveedores de servicios o productos que GRUPO SABERES requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos.
b) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores.
c) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial.
d) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
e) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivos móviles, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter adelantados por GRUPO SABERES.
f) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
g) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y realizar estudios estadísticos o procesos contables.
a) Prestar los servicios contratados y realizar todas las actividades necesarias para cumplir con los acuerdos o contratos que GRUPO SABERES parte con el cliente.
b) Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios que presta GRUPO SABERES.
c) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con GRUPO SABERES.
d) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición.
e) Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos.
f) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
g) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables.
i) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
j) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial.
k) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
a) Prestar los servicios contratados y realizar todas las actividades necesarias para cumplir con los acuerdos o contratos que GRUPO SABERES parte con el cliente.
b) Realizar campañas de satisfacción y hacer seguimiento de la prestación de los servicios que presta GRUPO SABERES.
c) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con GRUPO SABERES.
d) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición.
e) Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos.
f) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
g) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables.
i) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
j) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial.
k) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
a) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con GRUPO SABERES.
b) Realizar campañas de satisfacción y seguimiento sobre los servicios que presta GRUPO SABERES.
c) Brindar información y llevar a cabo demostraciones sobre los productos y servicios que ofrece GRUPO SABERES.
d) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición.
e) Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos.
f) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
g) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables.
i) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
j) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
a) Enviar comunicaciones por correo físico, electrónico, dispositivo móvil, o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios, eventos, promociones, y/o concursos de carácter comercial o publicitario, relacionados con GRUPO SABERES.
b) Realizar campañas de satisfacción y seguimiento sobre los servicios que presta GRUPO SABERES.
c) Brindar información y llevar a cabo demostraciones sobre los productos y servicios que ofrece GRUPO SABERES.
d) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición que sea realizada a través de cualquiera de las formas de contacto que se ponen a su disposición.
e) Realizar estudios estadísticos o de analítica de datos.
f) Informar sobre cambios en las políticas de tratamiento de la información.
g) Presentar información a autoridades de control y vigilancia.
h) Soportar procesos de auditoría interna o externa y procesos contables.
i) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial.
j) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales.
5.5. Tratamiento de los Datos Sensibles
De manera general, GRUPO SABERES se abstendrá de recolectar y tratar Datos Sensibles. Sin embargo, en los casos en que sea absolutamente necesario, GRUPO SABERES informará a los Titulares los Datos Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a suministrarlos, salvo en los casos en que exista un deber legal que así lo requiera. En caso de tener dudas respecto de la necesidad de entregar Datos Sensibles, por favor comuníquese con GRUPO SABERES previa entrega de los mismos.
5.6. Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes
De manera general, GRUPO SABERES se abstendrá de recolectar y tratar Datos Personales de niños, niñas o adolescentes, en calidad de Responsable. En el escenario en que sea necesaria la recolección de esta información, y se limitará al Tratamiento de los Datos Personales Públicos o solicitará la correspondiente Autorización a su representante legal. GRUPO SABERES hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la autorización para el Tratamiento de los Datos Personales del niño, niña o adolescente y señale que tiene la calidad de representante legal.
En atención a la naturaleza de los servicios que GRUPO SABERES ofrece en el mercado, recolectará Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes, por medio del suministro de información que realicen sus Clientes y/o Licenciatarios de manera directa o por medio de la interacción de los Usuarios en Sistema Saberes. En este caso, únicamente tendrá la calidad de Encargado, y el Tratamiento de esta información se limitará al almacenamiento y a la posibilidad de acceder a los Datos Personales; por lo cual, no realizará ninguna operación adicional sobre la información. Lo anterior, exceptuando los casos en que de manera expresa sea acordado con los Clientes o Licenciatarios que GRUPO SABERES realizará una determinada actividad, que se encuentre dentro del Tratamiento autorizado por el representante legal del Titular.
5.7. Datos Personales no solicitados
De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con GRUPO SABERES, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca consistente en enviar su información a GRUPO SABERES, lo autoriza para el Tratamiento de sus Datos Personales con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada.
La Autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información de: i) personas que desean trabajar en GRUPO SABERES; ii) personas que desean vincularse como proveedores o clientes de GRUPO SABERES; y, iii) personas que presentan solicitudes, quejas o reclamos de cualquier naturaleza a GRUPO SABERES. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso en que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales para otras finalidades.
5.8. Tratamiento de Datos Personales en el Sistema Saberes
Por medio de Sistema Saberes, los Clientes o Licenciatarios del software Sistema Saberes, en su calidad de Responsables del Tratamiento recolectan los datos de las personas que hacen parte de sus respectivos grupos de interés, como miembros del personal administrativo, profesores, estudiantes y padres de familia, entre otros, que requieran desarrollar actividades administrativas o académicas relacionadas con su vínculo con los Clientes o Licenciatarios.
En este escenario, GRUPO SABERES tendrá la calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con lo establecido en el Régimen General de Protección de Datos Personales. La administración sobre estos datos personales se limitará a su almacenamiento y a la posibilidad que tiene este de acceder a estos. Por lo cual, GRUPO SABERES, no desarrollará ningún tipo de Tratamiento, operación o actividad adicional sobre esta información, a menos de que sea expresamente solicitado por los Clientes o Licenciatarios por medio escrito, y actuando en nombre de estos. Lo anterior, una vez se haya suscrito el correspondiente contrato de Transmisión de Datos Personales entre GRUPO SABERES y los Clientes o Licenciatarios.
GRUPO SABERES no asume responsabilidad por el Tratamiento inadecuado de los Datos Personales que realicen los Clientes o Licenciatarios en calidad de Responsable, incluyendo su recolección, y parte de la buena fe de que el Responsable ha garantizado los derechos de los Titulares en todo momento y ha cumplido con el RGPD.
En este escenario, el Tratamiento de los datos personales a los que se hace referencia en esta sección sigue los siguientes términos:
a) La Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales que se encuentren bajo la responsabilidad de los Clientes o Licenciatarios será solicitada por estos, de conformidad con el RGPD. Asimismo, los Clientes o Licenciatarios será quienes almacenen la copia de la misma.
b) GRUPO SABERES, por medio de la Autorización que los Clientes o Licenciatarios soliciten a las personas que hacen parte de sus grupos de interés, y que sean Usuarios de Sistemas Saberes, se encontrará autorizada para realizar el Tratamiento de los Datos Personales en calidad de Encargado y en los términos señalados en este acápite.
c) A pesar de que Sistema Saberes es un software de Titularidad de GRUPO SABERES, la información que suministren en este los los Clientes o Licenciatarios o los Usuarios, y el Tratamiento que se realice con esta información será de responsabilidad de los Clientes o Licenciatarios, en los términos del RGPD.
d) El almacenamiento de la información a la que se hace referencia en este acápite se realizará con apoyo de proveedores de tecnología de la información, con los estándares de seguridad utilizados en la industria.
e) Los Clientes o Licenciatarios serán los responsables de atender las Consultas, los Reclamos y las solicitudes que realicen los Titulares de la información que hagan parte de sus grupos de interés y que sean usuarios de Sistema Saberes. Por lo cual, en caso de que GRUPO SABERES reciba alguna Consulta, Reclamo y/o solicitud la remitirá directamente a los Clientes o Licenciatarios
f) Las Consultas, Reclamos o solicitudes relacionadas con el Tratamiento de los Datos Personales que se dirijan expresamente a GRUPO SABERES, seguirán los términos del numeral 7 de esta Política.
g) Los Clientes o Licenciatarios tendrán la calidad de Responsable del tratamiento de conformidad con el RGPD y tendrá a su cargo el cumplimiento de las obligaciones y responsabilidades en atención a su calidad.
h) El suministro de la información que realicen los Clientes o Licenciatarios y los Usuarios en Sistema Saberes no dará lugar a creer que GRUPO SABERES es el Responsable del Tratamiento de la información a la que se hace referencia en este acápite o a que se realizó la cesión o transferencia de la información a este.
i) La determinación de los roles, responsabilidades, acceso y uso de la información que se encuentra en Sistema Saberes por parte de los Usuarios será determinada por cada Cliente o Licenciatario, en atención a su estructura de Tratamiento de Datos Personales y de gobierno de datos.
j) La permanencia o eliminación de la información a la que se hace referencia en este acápite estará sujeta al término de licenciamiento de Sistema Saberes, pactado entre Grupo Saberes y los Clientes o Licenciatarios; y, a la estructura de Tratamiento de Datos Personales, de gobierno de datos y la política de tratamiento de la información de los Clientes o Licenciatarios.
5.9. Actualización de Datos Personales y Tratamiento de Datos Personales no actualizados
GRUPO SABERES está comprometido con el Tratamiento de la información bajo estricto cumplimiento del principio de veracidad o calidad, por lo cual, recuerda el derecho que tienen los Titulares a actualizar y rectificar sus Datos Personales y los invita a que reporten cualquier actualización, cambio y/o modificación respecto de sus Datos Personales a la brevedad posible. Asimismo, este se reserva el derecho de realizar actividades encaminadas a mantener actualizados los Datos Personales de los Titulares que hacen parte de sus Grupo de Interés.
En el escenario de actualización, cambio y/o modificación de Datos Personales no reportados eficazmente a GRUPO SABERES, solicitamos la compresión de cualquier Tratamiento de datos de terceros (no parte de nuestras Bases de Datos) ocasionado por este hecho. En estos escenarios, y tan pronto sea informado a GRUPO SABERES, se eliminará el dato de manera inmediata del Titular no relacionado con los Grupos de Interés de GRUPO SABERES y se procederá con la actualización de la información la Base de Datos correspondientes.
5.10. Tratamiento de Datos Personales de terceros suministrados por personas que hacen parte de los Grupos de Interés
En el evento en que GRUPO SABERES tenga acceso a Datos Personales de terceros, que hayan sido suministrados por una persona que hace parte de sus Grupo de Interés, este entenderá que este último cuenta con la Autorización expresa del tercero en calidad de Titular, para suministrar sus Datos Personales. Así, la persona que hace parte de su Grupo de Interés y suministra la información del Titular declara y reconoce que cuenta con la Autorización otorgada por el Titular, para que GRUPO SABERES acceda y trate sus Datos Personales de acuerdo con lo establecido en esta Política. Lo anterior aplica, sin limitar, a la Datos Personales que clientes o proveedores personas jurídicas comparten respecto de sus trabajadores, contratistas o colaboradores.
En caso de que la persona que hace parte de su Grupo de Interés no cuente de manera expresa con la respectiva Autorización otorgada por el Titular, GRUPO SABERES se limitará al Tratamiento de Datos Públicos.
5.11. Compromiso de seguridad de la información
GRUPO SABERES está comprometido con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso, disponibilidad y consulta por parte de terceros no autorizados.
Con base en lo anterior, se informa a los Titulares de los Datos Personales que ha adoptado medidas y prácticas adecuadas para la conservación de los Datos Personales bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que buscan impedir su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información. No obstante, GRUPO SABERES no podrá garantizar la seguridad total de ningún Tratamiento de Datos Personales por Internet o por sistemas de almacenamiento de datos. En caso de que algún Titular considere que sus Datos Personales no están siendo tratados de manera segura, GRUPO SABERES agradece ser notificada a la brevedad posible a fin de revisar el asunto con la prioridad que esto amerita.
5.12. Limitaciones temporales al Tratamiento de los Datos Personales
GRUPO SABERES conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y después de terminar la relación contractual, que puede incluir Datos Personales, única y exclusivamente para alcanzar las finalidades autorizadas por el Titular o en cumplimiento de deberes legales o contractuales. Esta información será conservada por un periodo de retención razonable en atención al: (i) el tiempo durante el cual el Titular tenga una relación con GRUPO SABERES y/o se le presten servicios; y, (ii) exista una obligación legal, contable o administrativa y/o requerimientos legales, administrativos, de auditoría o regulatorios a los que este esté sometido.
GRUPO SABERES almacenará los Datos Personales por un período de AA + 20 (año actual + 20 años) después de la terminación de la última relación o contacto. Terminado este tiempo, GRUPO SABERES podrá destruir los Datos Personales o eliminarlos de sus Bases de Datos, salvo que continúe vigente un deber legal o contractual que disponga lo contrario.
En línea con lo establecido en el RGPD , el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
6.1. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales.
6.2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con las excepciones que establece el Régimen General de Protección de Datos de Datos Personales.
6.3. Recibir información, previa solicitud hecha al Responsable, respecto del Tratamiento que se le ha dado a sus Datos Personales.
6.4. Acudir ante las autoridades y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales, previo trámite de consulta o reclamo ante GRUPO SABERES.
6.5. Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato.
6.6. Tener conocimiento y acceder a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6.7. Los demás que se reconozcan en el Régimen General de Protección de Datos Personales.
7.1. El Área encargada de atender las consultas y reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales y canales de atención
A esta misma dirección de contacto podrán elevarse cualquier pregunta o consulta relacionada con la Politíca y las prácticas relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales por parte de GRUPO SABERES.
7.2. Procedimientos para la atención de Consultas o Reclamos relacionados con el Tratamiento de los Datos Personales
El Titular, su representante o causahabientes puede presentar Consultas y/o Reclamos en ejercicio de sus derechos, de la siguiente manera:
a) La Consulta o Reclamo deberá dirigirse a alguno de los canales establecidos en esta Política. El Titular debe describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión. En caso de que el Reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de GRUPO SABERES o de su Encargado a cualquiera de sus deberes, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento.
b) En el caso de Consultas: el Titular o solicitante deberá identificarse plenamente y describir de manera clara su Consulta. En caso de que no se esté actuando como Titular, deberá indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros.
GRUPO SABERES atenderá su Consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la Consulta. Cuando no fuere posible atender la Consulta dentro del término mencionado, GRUPO SABERES informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o Consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto.
c) En el caso de Reclamos: el interesado deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. En este caso, GRUPO SABERES atenderá el Reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el Reclamo dentro de dicho término, GRUPO SABERES informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si el Reclamo recibido resulta incompleto, GRUPO SABERES requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones, si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, GRUPO SABERES entenderá que se ha desistido del Reclamo.
Si mediante el Reclamo se solicita la eliminación de los Datos Personales y/o revocatoria de la Autorización para el uso de los Datos Personales, GRUPO SABERES procederá conforme a esta. No obstante, guardará copia del Reclamo, incluyendo la información que en ella se relacione, para efectos documentales en eventuales procesos administrativos.
GRUPO SABERES podrá implementar en su sitio web y en Sistema Saberes “cookies”, entendidas estas como herramientas que recogen información sobre la navegación de los usuarios en su sitio web, con el propósito de mejorar la experiencia del usuario. Este actuará como Responsable de la información que recolecte por medio de las cookies y someterá su Tratamiento a los estándares de protección establecidos en el RGPD.
En este caso, GRUPO SABERES, informará de a los usuarios en su calidad de Titulares de su implementación por medio del correspondiente Aviso de Privacidad y establecerá el sobre la utilización de esta tecnología, sus términos y alcance en la respectiva Política de Cookies de Sistema Saberes.
9.1. El presente documento entró en rigor a partir de septiembre 1 de 2020 y esta versión entra en vigencia a partir de septiembre 1 de 2020
9.2. Las Bases de Datos bajo la administración de GRUPO SABERES tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los Datos Personales para las finalidades descritas en esta Política; y, se conservarán los Datos Personales incluidos en estas a menos que el Titular solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información.
9.3. GRUPO SABERES informa que todo cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Información y Datos Personales será comunicado oportunamente por su página web.
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Última actualización: abril 2023
